Het leeft in veel teams: het gevoel dat de onderlinge samenwerking beter en effectiever kan. Vaak is dat ook zo. Een team is nooit af. En goede afstemming is één van de belangrijkste en grootste uitdagingen voor je productiviteit. Om daarvoor te zorgen, is een deel van mijn team (marketing & communicatie) sinds kort aan de slag gegaan met een nieuw ‘besturingssysteem’ voor onze samenwerking (holacracy). Het is een proef die interessant is voor de hele organisatie en waarschijnlijk ook voor andere organisaties.

Marketingspeelveld
De samenwerking in een marketing- en communicatieteam is vaak extra uitdagend. Er werken veel verschillende mensen – vaak creatief, extravert én eigenwijs – met zeer verschillende activiteiten. En dat in een omgeving met overvolle agenda’s, strakke deadlines én de noodzaak in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen. Op dat speelveld kunnen al snel onduidelijkheden ontstaan over verantwoordelijkheden. Ik hoor in ons vak ook vaak mensen praten over moeizame besluitvorming, ineffectieve overleggen en gebrekkige prioriteitstelling. Allemaal redenen om eens goed te kijken naar het ‘besturingssysteem’ van je team.

Effectiever samenwerken
Ik bouw sinds anderhalf jaar aan mijn team bij Drukwerkdeal.nl. Snelle groei en veel vernieuwingen bij onze organisatie zorgen voor extra dynamiek in ons team. Hierin werken nu vier productontwikkelaars, acht marketeers, zes vormgevers en een tekstschrijver. Ook ik had het gevoel dat onze samenwerking effectiever zou kunnen. Toen ik een artikel en daarna een boek las (Getting Teams Done) over holacracy, herkende ik meteen aanknopingspunten en verbeterkansen. In overleg met de hr-afdeling besloten we tot de proef met acht marketeers. Interessant voor de hele organisatie. Je creëert namelijk een omgeving die zelfontplooiing en innovatie stimuleert in alle functies en je legt verantwoordelijkheden en bevoegdheden lager in de organisatie. Voor mij als teamleider betekent dat: meer controle uit handen geven en vertrouwen geven aan teamleden. Dat is ook spannend!

Onze aanpak
Toen de marketeers enthousiast reageerde op de geschetste aanpak, zijn we in april echt aan de slag gegaan. We wilden met elkaar open minded ervaren of het echt werkt voor ons. Holacracy gaat uit van zelforganisatie volgens een natuurlijke hiërarchie (de ‘cirkel’). Ieder teamlid krijgt veel autonomie om zijn rol(len) naar eigen inzicht vorm te geven, binnen duidelijke kaders. Die afspraken worden voortdurend bijgestuurd door voortschrijdend inzicht. ‘Spanningen’ die ontstaan, zijn daarvoor essentieel: het verschil tussen ‘hoe het nu is’ en ‘hoe het zou kunnen zijn’. Die spanningen dienen nu als ‘brandstof’ om onze manier van werken steeds verder te verbeteren. Teamleden brengen gesignaleerde spanningen in bij het werkoverleg, mét een concreet voorstel om het op te lossen. Binnen het team wordt dit vertaald in concrete acties, volgens een vaste werkwijze (integratieve besluitvorming).

Veranderingen
Een grote verandering is dat we niet meer werken vanuit functies, maar vanuit rollen met verantwoordelijkheden. Wij hebben de rollen als team vastgesteld en bespreken ze maandelijks tijdens een rollenoverleg. Daar kunnen rollen veranderen, verdwijnen of worden toegevoegd. Wij hebben nu bijvoorbeeld rollen als: ‘social media tijger’, ‘chef customer happiness’, analist of bijvoorbeeld ‘chef content’. Teamleden nomineren elkaar voor het vervullen van rollen en stemmen op elkaar voor de toewijzing, mét onderbouwing. Dat geeft enorm veel positieve energie. Interessant voor mij is ook wie op wie stemt. Helemaal als een rol iemand zelf juist op het lijf geschreven is!

Eerlijke feedback
Door te werken vanuit rollen, gaat het onderling overleg veel meer over het werk dat je uitvoert. Daardoor is het veel minder ‘eng’ geworden om eerlijke en waardevolle feedback te geven en ontvangen over de uitvoering van je rol. Een andere verandering die ik verwacht, is dat veel minder over deadlines wordt gesproken. En veel meer over prioriseren van werkzaamheden. De eigen verantwoordelijkheid van teamleden is daarvoor immers belangrijk.

Verwachtingen
Onze verwachting is dat medewerkers met deze aanpak meer verantwoordelijkheid nemen voor hun werk en resultaten. En dat mensen beter van elkaar weten waar ze mee bezig zijn, terwijl minder overleg nodig is. De verwachting is ook dat onze effectiviteit verder omhoog gaat en ons team meer zelfsturend wordt. Op termijn moet blijken of dit echt zo gaat zijn, maar de eerste tekenen zijn veelbelovend.

Als je dit organisatiebreed invoert, is het ook interessant dat teamleden vanuit hun autonomie waarschijnlijk meer verbinding leggen met collega’s en hun rol(len) in andere cirkels van de organisatie. Een interessante ontwikkeling voor een organisatiebreed vervolg. Ik doe binnenkort opnieuw verslag van mijn ervaringen.